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【數位之牆】個人工作者也需要 CRM系統

數位之牆‧   / 牆主

「保持聯絡!」但是,你怎麼保持?
想像下列情境:你的老闆突然要你研究一下汽車產業,以便對於下星期的商務拜訪進行沙盤推演。問題是你對汽車業並不熟悉,而從網路上能找到的資料卻通常非常浮面,這時候你該怎麼做? 如果能有個熟悉汽車產業的人可以讓你諮詢,或許你能夠在很短時間內解決疑惑,掌握最關鍵的精隨。翻開大本的名片簿,裡面躺了將近三百張名片。滿頭大汗的尋找,卻找不出任何跟汽車產業有關的人。 這樣的場景每天在辦公室裡頭上演著。大部分工作者,在工作了幾年以後一定會累積大量的名片。這些名片透過各種場合收集到:商務拜訪,研討會,記者會等等。 傳統上,整理這些名片的方法,不外乎是用名片簿收集起來。幾年下來,這些名片累積到兩三百張是很正常的,超過兩三百張,管理起來就很不容易,而且查詢困難。 問題的重點正在於分類的方式。名片的分類方式有的人用姓氏筆劃分類,有人用行業類別分類。不論哪一種方式,都各自有優缺點。但只要是使用傳統的名片簿,就不可能以多重方式對名片進行分類。 結果就是這些名片等於是死的人脈。因為查詢與檢索不容易,所以當真正要使用的時候往往幫不上忙。加上名片上難以附加各式紀錄,搞不好某人的親戚正身處汽車產業,卻因為時間久遠而忘了有這回事。 此時,你需要將這些名片資料數位化。很難想像的是,你的人脈會因此而活過來,而不再只是躺在名片簿裡的一張紙。 舉例來說,當你真的想起名片本中某人的親戚是汽車產業的人,但是這個某人你其實已經很久沒有聯絡,根本也不熟,其實很不好意思請人家幫這個忙。或許因為很久沒連絡,打電話過去根本就已經離職。 而名片數位化的好處,最重要的在於留下對方電子郵件帳號。筆者經常會根據對方的產業別寄送一些產業訊息,等於在平日就保持一定程度的接觸,不需要沒事就打上三百通電話去跟每個人保持接觸。 一旦寄出去的信件被退回,往往表示對方可能離職,此時可以在第一時間與對方馬上聯繫(公司電話或者行動電話),除了表示祝福之外,還可以取得對方最新的聯絡方式,真正做到「保持聯繫」。 名片數位化的最大好處,就是可以以多重的方式分類,因此可以用多重方式尋找資料。可以用姓氏尋找一個人,可以用產業找,也可以用工作內容找。甚至可自行定義類別,例如死黨,有點熟,不太熟等。 名片數位化,會讓你變成人脈中心。朋友打電話來問,有沒有認識科技線的記者,馬上可以給出幾個名單。或者有沒有認識跑歐洲的業務人員,馬上可以給出幾個名單。沒多久大家就認為你交遊廣闊。 問題是名片該怎麼數位化呀?其實現在每個人的電腦裡面幾乎都有微軟的Outlook 軟體,本身就已經提供了良好的名片管理功能。但是只要想到必須一筆一筆把名片打字輸入,就幾乎會瘋掉。 還好目前市面上已經出現了名片掃描器之類的工具,小小一台掃描器專門掃描名片,掃描完成後會自動辨識名片上的文字,轉換成數位檔案。辨識率無法達到100%,還是需要手動校正,但已經很節省時間。 筆者自從名片數位化以來,頓時感覺人脈管理的效率增加不少。特別是在工作繁忙的時候,還能跟幾乎每個人保持一定程度的接觸。唯一的困擾是,在接觸的過程中有著工具無法統一的問題。 名片掃描完成後儲存在專用的軟體中,該軟體無法發送電子郵件,必須呼叫Outlook 出來發信。有些比較熟的朋友會用 MSN或者 ICQ之類的通訊軟體聯絡,但是所有的接觸紀錄卻又與Outlook 無法關聯。 特別是當筆者想要針對某個人,去查詢跟這個人的所有接觸紀錄時,例如寫過哪些信給他,跟他在 MSN上面聊過什麼話之類的,無法以單一軟體來完成查詢,換言之這些接觸紀錄散落在各處,十分凌亂。 以上的情境已經把個人的名片管理問題,提升到數位化人脈管理的層次了。人的記憶力有限,你無法記得三百個人你曾經跟他說過什麼話。但是有時候解決問題的關鍵,就在那些對話紀錄中。 例如如果我們能夠對通話紀錄來搜尋「汽車」兩字,你可能會赫然查出,原來曾經跟某人通訊時,他曾提過他的親戚在某汽車公司工作。你從而解決了老闆交付的難題。 截至目前為止,筆者尚沒有看到一個好的解決方案能符合這樣的需求。往往必須在電子郵件信箱中, MSN的通訊紀錄中翻箱倒櫃的尋找資料。雖然這已經比翻名片簿不知道好了幾千倍,卻總覺得還是不夠。 名片掃描,名片管理,發送郵件,傳送訊息,接觸紀錄的管理。這是個人的小型 CRM系統,如果能開發出來的話絕對有其商機。不知道有沒有軟體公司已經看到這個商機了?  

資料來源 摘自:全球華文行銷知識庫

資料來源 :1758網誌

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